Manager Joost klinkt een beetje geïrriteerd als ik hem voor het eerst aan de telefoon krijg. De irritatie zit in het feit dat HR vindt dat hij in mediation moet met een medewerker, die hij nauwelijks kent. Hij heeft het gevoel dat het niet zijn probleem is. Als ik Annemiek, de medewerker, aan de telefoon krijg, zegt ze blij te zijn dat ik contact opneem. Er gaat tenminste iets gebeuren. Al te lang zit ze in onzekerheid. Dat moet veranderen.

Een gesprek als begin van de oplossing

De eerste afspraak wordt gepland: eerst een half uur een voorgesprek met Annemiek, dan een half uur met Joost en daarna direct het eerste gezamenlijk gesprek. Twee dagen voor de afspraak belt Annemiek: zij heeft corona en kan dus niet komen. Joost wil geen tijd verloren laten gaan en stelt voor om de afspraak online te laten doorgaan. Annemiek gaat akkoord, maar laat mij weten dat zij zich misschien niet fit genoeg voelt om het voorgesprek en het eerste gezamenlijke gesprek op één dag te doen. Als mediator vertaal ik het zo dat Annemiek wel weet dat zij in gesprek moet om uit de huidige situatie te raken, maar het ook heel spannend of moeilijk vindt.

Online begint Annemiek haar voorgesprek met veel emotie. Huilend vertelt zij dat zij ernstig ziek was en een ingrijpende behandeling heeft moeten ondergaan en dat zij heeft geprobeerd te re-integreren. Maar dat tijdens haar ziekte de afdeling waarop zij werkt een transformatie heeft doorgemaakt. Zij heeft het idee dat Joost vanaf het begin van hun samenwerking een dubbele agenda heeft. Zij is in hun eerste gesprekken best open geweest en heeft daar nu spijt van. Zij heeft altijd goed gefunctioneerd, maar sinds zijn komst (ruim een jaar geleden) is alles anders. Joost heeft gezegd: de veranderingen op de afdeling zul jij met jouw capaciteiten niet aankunnen. Daardoor voelt zij alsof zij door het afvoerputje wordt gespoeld door het bedrijf waar zij al ruim 30 jaar werkt.

Het belang van elkaar echt zien in werkrelaties

In het voorgesprek met Joost begint hij over zijn jarenlange ervaring als people-manager bij andere organisaties. Hij vindt dat hij als manager boven de materie moet staan. Vanuit die positie is het voor hem duidelijk dat Annemiek afscheid moet nemen van zijn afdeling, omdat zij niet zal kunnen leveren wat de nieuwe afdeling van haar verwacht. Vanwege haar ziek-zijn en de moeizame re-integratie heeft hij misschien langer dan wenselijk gewacht met die mededeling. Hij vond echter dat hij niet langer meer kon wachten.

Joost zegt dat hij 2 rollen heeft: die van leidinggevende en die van mens. De mens Joost is best teleurgesteld over het feit dat Annemiek het contact met hem heeft verbroken. Hij heeft dat gerespecteerd maar nooit begrepen.

Voordat we het gezamenlijk online gesprek ingaan denk ik: de een is op zoek naar menselijkheid en de ander laat menselijkheid met opzet buiten beschouwing om te kunnen leveren wat de organisatie van hem vraagt.

‘De een is op zoek naar menselijkheid en de ander laat menselijkheid met opzet buiten beschouwing’

Kwetsbaarheid en duidelijkheid in de samenwerking

Ik vraag: Wat is voor jou de essentie van waarom we hier nu zitten en wie wil starten? Annemiek zegt: ‘Ik heb het gevoel in een spelletje terecht te zijn gekomen en wil dingen nu uitspreken. En dat we elkaar vertellen wat het met ons heeft gedaan.’ Joost zegt: ‘Ik wil nooit in spelletjes terechtkomen. Ik heb mij gerealiseerd dat de timing van mijn boodschap niet goed was. Ik wil open zijn en werken aan herstel van het vertrouwen tussen ons.’ De boodschap ‘ik heb iets niet goed gedaan’ maakt voor Annemiek dat ze Joost zijn menselijke kant weer ziet.

Bijzonder hoe zij meteen het gezamenlijk perspectief tonen in hun antwoorden, denk ik. Ik laat hen praten over wat een andere timing had kunnen opleveren, omdat ze dan kunnen loskomen van hun nare ervaring. In het daarop volgende deel van het gesprek geeft Joost uitleg bij de vragen die Annemiek stelt. Het gesprek komt op een diepere laag als Annemiek haar kwetsbaarheid toont en vertelt dat zij zich onveilig heeft gevoeld na de opmerking van Joost en hij vertelt dat het zijn bedoeling was om open en eerlijk naar Annemiek te zijn en om die reden duidelijk wilde zijn. Hij realiseert zich dat zijn boodschap een averechts effect had.

Wat verlies je en wat behoud je in de samenwerking?

Met een zucht zegt Annemiek dat het gesprek haar wel meer lucht geeft, maar dat het ook even genoeg is en dat zij het gesprek wil laten bezinken. Annemiek had eerder het gevoel dat zij in een situatie terecht was gekomen waar zij part noch deel aan had, en neemt hier duidelijk de regie. Joost vindt het prima om een nieuwe afspraak te plannen na Annemieks vakantie. Hij vraagt nog wel: ‘Ik heb je eerder nadrukkelijk met rust gelaten, moet dat nu anders?’ Annemiek antwoordt: ‘Ik ga nu eerst met vakantie.’

In het volgende gesprek spreken Annemiek en Joost allebei nog een keer uit dat het zo anders had kunnen lopen, maar dat ze een streep onder het verleden willen zetten. Annemiek zegt: ‘Je hebt mij nog niet gezien als ik op mijn best ben’, en vraagt Joost of hij haar nog een kans wil geven op een andere functie binnen de organisatie. Ik denk: dit is een van de fases van een rouwproces. Of je nou afscheid moet nemen van een naaste of van je werk, je gaat door verschillende fases van het rouwproces. Na de totale ontkenning en de boosheid komt het onderhandelen, het proberen toch nog te behouden wat je had.

‘Hoewel in het daarop volgende gesprek de sfeer omslaat, blijven ze allebei naar elkaar luisteren’

Joost antwoordt: ‘Ik wil dat wij er de tijd voor nemen om te onderzoeken of er voor jou nog mogelijkheden zijn binnen de organisatie. Het gaat mij erom dat jij waardig afscheid kunt nemen van de afdeling.’ Tot mijn verrassing zegt Annemiek: ‘Ik ga zelf ook liever niet meer terug naar de afdeling. Zullen we afspreken hoe we dat communiceren?’

Verantwoordelijkheid nemen en naar elkaar luisteren

Joost heeft zijn huiswerk gedaan en tijdens het derde gesprek wordt een aantal opties besproken binnen de organisatie. Het zijn opties die Annemiek serieus neemt. Toch komen Joost en Annemiek samen tot de conclusie dat ze ook moeten onderzoeken hoe een eventuele beëindigingsregeling eruit kan zien. Voor Annemiek zou het helpen in haar volgende stap om daar concrete bedragen aan te hangen. Zij stelt voor om aansluiting te zoeken bij het Sociaal Plan, ook al is dat strikt genomen niet op haar situatie van toepassing. Joost zegt toe om te laten onderzoeken of dat een mogelijkheid is. Omdat daar op dat moment nog niets van te zeggen is, stel ik voor om de anderen onderdelen van een beëindigingsregeling ook alvast met elkaar te bespreken.

Hoewel in het daarop volgende gesprek de sfeer omslaat, omdat Joost terugkomt met de boodschap dat aansluiting bij het Sociaal Plan een ‘no go’ is, blijven ze allebei naar elkaar luisteren. Opmerkelijk is ook dat zij allebei eenzelfde kijk hebben op de contacten tussen hun juristen: muggenzifterij noemen ze het. Ze voelen zich zelf verantwoordelijk voor de te maken afspraken. Joost hoort dat een vergoeding conform Sociaal Plan voor Annemiek genoegdoening is voor het plotselinge afscheid.

Annemiek hoort dat Joost het haar gunt, maar moeite heeft om het intern verkocht te krijgen. Mijn taak is het om positief te blijven en te benadrukken hoe zij tot nu toe alles in samenspraak hebben gedaan. Samen bedenken ze de argumenten die Joost intern kan aanvoeren. Om voor Annemiek en Joost tastbaar te maken wat zij tot nu toe al hebben bereikt, zeg ik toe intussen een concept vaststellingsovereenkomst voor hen te op te stellen, aan de hand van wat zij daarover met elkaar bespraken.

Afscheid als de beste oplossing

Twee weken later zitten we opnieuw met elkaar aan tafel. Op hoofdlijnen hebben ze overeenstemming over de vaststellingsovereenkomst. Er is nog een aantal onderwerpen dat ze met elkaar moeten afkaarten, maar aan het einde van de bijeenkomst lijkt ook dat gelukt. Ik zal de concept vaststellingsovereenkomst aanpassen en aanvullen en spreek een termijn af waarin ze over alle afspraken en de consequenties advies kunnen inwinnen. Ik vraag: hoe willen jullie dit traject afronden? Via de mail? Dat lijkt hen allebei niet passend. Ze vragen of ik met hun een afscheidslunch wil plannen. Dat doen we. En tijdens onze laatste ontspannen bijeenkomst kijken we tevreden terug op ieders rol in het proces.

Deze twee mensen blijven mij altijd bij, omdat ik het zo knap vind hoe zij ondanks de aanwezige emoties vanaf het eerste gezamenlijk gesprek in staat waren om niet alleen over ‘ik’ te praten maar ook over ‘wij’. Ik zie vaker hoe moeilijk dat is als je vindt dat je onrecht is aangedaan, als je je niet gezien voelt, of als het niet als jouw verantwoordelijkheid voelt. Opmerkelijk is natuurlijk ook dat zij ondanks hun samenwerking in dit traject toch kozen om afscheid van elkaar te nemen. Dat ook hun beëindigingsregeling een gezamenlijk product was, maakt dat Joost en Annemiek tevreden terugkeken op hun traject. Mijn taak was het slechts om hun tempo leidend te laten zijn en bij elke mogelijke afslag te vragen ‘hoe willen jullie hiermee omgaan?’.

Heeft jullie samenwerking ook een deuk opgelopen? Als een betrokken buitenstaander jullie opnieuw met elkaar in gesprek brengt, is er een grote kans om het samen op te lossen.